De prijs heeft tot doel om “outreach” te bevorderen als één van de huidige verantwoordelijkheden van sterrenkundigen. Onder “outreach” wordt bijvoorbeeld verstaan: communicatie en ‘engagement’ met het algemene publiek; het gebruik van astronomie voor educatie bij primair en voortgezet onderwijs; en de inzet van sterrenkunde om maatschappelijke ontwikkelingen te bevorderen.
In aanmerking komen “early career” astronomen, t.w. masterstudenten, promovendi en postdocs (tot max. 4 jaar na promotie) die een in Nederland uit te voeren project willen voordragen. Over de inzendingen oordeelt een onafhankelijke jury bestaande uit leden van de KHMW en zo nodig een externe expert. De aanvraag zal onder andere worden beoordeeld op originaliteit, haalbaarheid/uitvoerbaarheid van het project, en de te verwachten impact.
Nominaties voor de ET Outreach Award dienen vóór 10 juli 2020 (elektronisch) te worden ingediend.
Nadrukkelijk nodigt de Maatschappij ook vrouwen uit te reageren. De prijs wordt uitgereikt tijdens een nader te bepalen ET Outreach bijeenkomst. Het winnen van de prijs impliceert dat het project in gang wordt gezet. De resultaten worden gepresenteerd tijdens de ET Outreach bijeenkomst het jaar daarop. Gedurende de duur van het project (max. 1 jaar na toekenning) wordt halverwege over de voortgang ervan gerapporteerd aan de jury, die zo nodig adviseert. De jury neemt ook kennis van het eindproduct. De impact van het project wordt geëvalueerd door middel van een vragenlijst, en geïllustreerd door een foto- of videoverslag.
Zie de KHMW-website voor de procedure.